Als je bij één van bovengenoemde Vierstroom bedrijven werkt, verwerken we je persoonsgegevens. Met verwerken bedoelen we dat we deze gegevens bijvoorbeeld zullen opslaan, aanvullen en, na verloop van tijd, ook weer zullen verwijderen.
Doeleinden
De doeleinden van de verwerking van zijn als volgt:
- contact met je te leggen en onderhouden (per post, telefonisch, per e-mail);
- een juiste personeelsadministratie, loonadministratie en intern beheer voeren;
- als werkgever te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals het betalen van salaris, het verstrekken van loonstroken en jaaropgaven, het bewerkstelligen van deelname aan een pensioenregeling en/of het afsluiten van de benodigde verzekeringen;
- als werkgever te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verplichtingen rondom verzuim en re-integratie,
belastingbetaling, betaling van het juiste salaris, deelname aan een verplicht gesteld bedrijfspensioenfonds of met
het oog op het kunnen aanvragen en verkrijgen van eventuele uitkeringen;
- toegang te kunnen verstrekken tot terreinen, gebouwen en locaties van Vierstroom;
- je te informeren over ontwikkelingen binnen de organisatie;
- de veiligheid van jou, andere personen en goederen te waarborgen.
Rechtsgronden verwerking
De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal één rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.
Uitvoering (arbeids-)overeenkomst
In een groot deel van de gevallen worden jouw persoonsgegevens verwerkt om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst.
Voldoen aan wettelijke plicht
In een groot deel van de gevallen worden jouw persoonsgegevens verwerkt om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op de Vierstroom bedrijven rust.
Gerechtvaardigd belang
Daarnaast is de verwerking van persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Vierstroom Zorg Thuis, Vierstroom Hulp Thuis, Vierstroom Verpleeg Thuis, Vierstroom Ledenservice of van een derde. In dat geval wordt er beoordeeld of belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden van de werknemers zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, dan worden de persoonsgegevens verwerkt op grond van de grondslag van de belangenafweging. In geval de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op de rechtsgrond belangenafweging, dan zal deze verwerking ook opgenomen worden in deze privacyverklaring.
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens die Vierstroom Zorg Thuis, Vierstroom Hulp Thuis, Vierstroom Verpleeg Thuis en Vierstroom Ledenservice gewoonlijk verzamelen zijn onder meer:
- BSN-nummer;
- voor- en achternaam;
- adresgegevens;
- geslacht;
- geboortedatum;
- e-mailadres(sen);
- telefoonnummer(s);
- bankrekeningnummer;
- profielfoto voor de verplichte legitimatiepas;
- nationaliteit,
- indien van toepassing visums, werk- of arbeidsvergunningen;
- klachten;
- waarschuwingen;
- verzuimfrequentie (hoe vaak jou er niet bent);
- verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door jou voor akkoord of gezien zijn getekend;
- een kopie van jouw identiteitsbewijs;
- persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.
- Voor alle gegevens geldt dat we niet méér gegevens zullen verwerken dan we nodig hebben.
Gegevens inzien, wijzigen en verwijderen
Je mag jouw persoonsgegevens bij ons inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Verwijderen kan uiteraard alleen als dit daadwerkelijk toegestaan en mogelijk is. Een verzoek kan je hiervoor schriftelijk indienen. Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op onder andere om ons ervan te verzekeren dat je inderdaad een verzoek voor jouw eigen gegevens hebt ingediend. Vierstroom zal dit verzoek beoordelen en binnen een maand reageren of, indien mogelijk, uitvoeren.
In het HR-portaal of via Assist Planner heb je inzage in jouw eigen gegevens en kun je enkele gegevens zelf wijzigen.
Het bewaren van gegevens
Gegevens worden zolang bewaard als noodzakelijk voor de genoemde doeleinden. De bewaartermijnen worden daarnaast bepaald door wettelijke regelingen.
Voor wat betreft het personeelsdossier geldt specifiek dat Vierstroom dit dossier – op advies van de Autoriteit Persoonsgegevens – tot twee jaar na het einde van je arbeidsovereenkomst bewaart. Dit kan in voorkomende gevallen korter of langer zijn, indien de betreffende gegevens niet langer of juist langer relevant zijn.
Loonbelastingverklaringen en een kopie van jouw identiteitsbewijs bewaart Vierstroom conform de Wet op de loonbelasting 1964 tot 5 jaar na het einde van uw arbeidsovereenkomst.
Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, moet Vierstroom 7 jaar bewaren nadat je uit dienst bent. Loonbelastingverklaringen en een kopie van jouw identiteitsbewijs moet 5 jaar na het einde van jouw dienstverband worden bewaard.
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens hanteert Vierstroom over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat jouw dienstverband is beëindigd.
Gegevens van (ex-)werknemers kunnen langer bewaard worden als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.
Het delen van gegevens buiten Fundis
Jouw gegevens worden gedeeld waar dat nodig is vanuit wettelijke regelingen. Zo moeten gegevens gedeeld worden met de Belastingdienst (Wet op de Loonbelasting). Daarnaast kunnen situaties voorkomen waar op basis van een wettelijke regeling gegevens met bijvoorbeeld politie, UWV gedeeld moeten worden. Ook kunnen gegevens worden gedeeld met de arbodienst, hierover wordt je geïnformeerd.
Indien een van bovengenoemde partijen de rol van ‘verwerker’ heeft, is met deze verwerker een verwerkersovereenkomst afgesloten om de bescherming van je gegevens te waarborgen.
Gegevens zullen niet gedeeld worden met anderen dan in deze verklaring bedoeld en beschreven.
Delen van gegevens binnen Fundis
Jouw naam en zakelijke contactgegevens (naam werkgever, afdeling, zakelijk mailadres en eventueel zakelijk telefoonnummer) worden gedeeld op het intranet van Fundis dat door medewerkers van alle Fundis-bedrijven kan worden benaderd.
Contactgegevens, adres en mailadres, worden gedeeld in het kader van het project strategische personeelsplanning binnen de Fundis-bedrijven waar Vierstroom deel van uitmaakt. Het doel van dit project is dat de Fundis-bedrijven beter in staat zijn om de uitdaging op de arbeidsmarkt het hoofd te bieden. Dit doel wordt onder andere bereikt door te bevorderen dat medewerkers op de juiste plek aan het werk zijn en blijven, wat bijdraagt aan een prettige en passende werkplek voor jou als medewerker. De contactgegevens worden verzameld vanuit de verschillende bedrijven en slechts gebruikt om correspondentie naar jou te versturen. Deze verzamelde gegevens worden na verzending van de mailing direct verwijderd.
Indien je werkt bij een Fundis-bedrijf en solliciteert bij Vierstroom Zorg Thuis, Vierstroom Hulp Thuis, Vierstroom Verpleeg Thuis of Vierstroom Ledenservice, dan kan gebruik worden gemaakt van de al beschikbare persoonsgegevens bij de huidige werkgever. Voor het delen zal vooraf toestemming worden gevraagd.
Het beveiligen en beschermen van gegevens
Vierstroom Zorg Thuis, Vierstroom Hulp Thuis, Vierstroom Verpleeg Thuis en Vierstroom Ledenservice nemen de bescherming van persoonsgegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Om dit te bewerkstelligen zijn zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen, zoals bijvoorbeeld het toepassen van beveiligingssoftware (virusscanners, firewalls) en strenge toegangsbeveiliging op systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt.
Alleen personen die vanuit hun functie noodzakelijkerwijs toegang nodig hebben tot jouw gegevens, hebben deze toegang. Maar alleen voor zover dit noodzakelijk is om hun werk goed te kunnen doen. Ook moeten zij voldoen aan de geheimhoudingsplicht uit ambt, beroep, wettelijk voorschrift of overeenkomst.
De geheimhoudingsplicht houdt in dat medewerkers die toegang hebben tot jouw personeelsdossier, verplicht zijn jouw persoonsgegevens die daarin staan geheim te houden. Dit geldt alleen niet in situaties waarin zij wettelijk verplicht zijn informatie te delen of waarin dit nodig is om hun taak uit te voeren.
Contactgegevens
Mocht je van mening zijn dat we niet juist omgaan met jouw persoonsgegevens dan horen we dat graag. We zullen samen met jou aan de slag gaan om dit op te lossen.
Hiervoor kun je contact opnemen met de contactpersoon gegevensbescherming van het bedrijf waar je werkt:
Vierstroom Zorg Thuis: privacy@vierstroomzorgthuis.nl
Vierstroom Hulp Thuis: info@vierstroomhulpthuis.nl
Vierstroom Verpleeg Thuis: info@vierstroomverpleegthuis.nl
Vierstroom Ledenservice: ledenservice@vierstroom.nl
Alle Fundis-bedrijven hebben gezamenlijk een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze is te bereiken via de contactpersoon of per e-mail: fg@fundis.nl.
